Клієнт написав у месенджер, замовлення потрапило в таблицю, залишок товару перевіряє склад, а оплату — бухгалтер. Щоб відповісти покупцю, менеджеру доводиться збирати інформацію в кількох місцях.
KeepinCRM об’єднує ці частини роботи: від першого звернення до оплати й виконання замовлення. Це українська система для малого та середнього бізнесу, у якій поряд із клієнтською базою є угоди, завдання, комунікації, склад, фінанси й документи. Розглянемо, чим таке поєднання корисне на практиці.
Клієнт, листування та домовленості — в одному місці
Менеджеру потрібен контекст: хто звернувся, що обговорювали, які покупки вже були та що потрібно зробити далі. У KeepinCRM картка клієнта пов’язана з історією угод, завданнями й коментарями команди.
До CRM можна підключати канали спілкування. У чатах є передача діалогу іншому працівнику, шаблони відповідей, обмін файлами та збереження історії в картці клієнта. Підтримуються різні способи підключення месенджерів: наприклад, Telegram і Viber через чат-боти, а робота з номерами Viber, Telegram та WhatsApp — через E-chat.
Що це дає: якщо менеджер у відпустці, колега може продовжити розмову з доступною історією. Не потрібно просити клієнта ще раз пояснити замовлення. Набір каналів і умови підключення потрібно перевірити для вашого сценарію.
Продажі пов’язані з виконанням замовлення
Угоди розміщуються за етапами воронки. Для магазину це може бути підтвердження, оплата, комплектація та відправлення. Для послуг — уточнення задачі, пропозиція, погодження та виконання.
У самій угоді команда працює з товарами або послугами, сумою, платежами й документами. Завдання з відповідальними та строками показують, хто має зробити наступний крок.
Приклад: менеджер погодив замовлення, зафіксував передплату й поставив завдання на виконання. Колега бачить ці дані в CRM, а керівник може перевірити, на якому етапі зупинилася робота.
Склад і закупівлі працюють разом із продажами
Для товарного бізнесу KeepinCRM має складський облік: бронювання, списання та повернення, надходження й переміщення між складами. Можна вести модифікації товарів — наприклад, розміри й кольори — та різні типи цін.
Є імпорт товарів, синхронізація через YML, історія змін і продажів. Робота з постачальниками включає закупівлі та зв’язування закупівлі із замовленням клієнта.
Що це дає: менеджер може працювати з наявністю та резервом у тій самій системі, де веде замовлення. А якщо товар потрібно закупити, зберігається зв’язок між потребою клієнта й постачанням.
Оплати й документи не потрібно вести окремо від угод
У KeepinCRM можна фіксувати передплати, доходи та витрати, планувати платежі й контролювати несплачені суми. Підтримуються кілька валют, категорії фінансів, прикріплення файлів до платежів та управлінська статистика.
Рахунки, договори й акти можна формувати за власними шаблонами з даними CRM. Це зменшує повторне заповнення реквізитів і допомагає зберігати документи поруч із замовленням.
Приклад: клієнт сплатив частину вартості. Менеджер бачить отриману суму й залишок, формує документ та продовжує роботу з тією самою угодою. Фінансовий модуль тут слугує для управління роботою компанії; вимоги до бухгалтерського обліку варто оцінювати окремо.
Автоматизація виконує рутину, а перевірки допомагають уникати пропусків
У KeepinCRM є два корисні інструменти: тригери виконують дії за умовами, а валідації перевіряють дані перед дією.
- На певному етапі угоди можна автоматично створити завдання або сформувати документ.
- Після успішної оплати через підключений еквайринг — змінити етап роботи.
- Перед переходом до відправлення — перевірити наявність ТТН.
- Перед переходом на визначений етап — вимагати заповнення потрібного поля або призначення відповідального.
Приклад: менеджер намагається перевести замовлення у «Відправлено», але накладної ще немає. Налаштована перевірка зупиняє дію й показує повідомлення. Так правила компанії стають частиною процесу в CRM.
Автоматизацію потрібно налаштувати та протестувати: перелічені сценарії не означають, що всі вони увімкнені одразу після реєстрації.
Інтеграції підключають до CRM сервіси, якими бізнес уже користується
Вибирати інтеграції варто під конкретний процес. У KeepinCRM є підключення для різних задач:
- Продажі та замовлення: Rozetka, Prom, Хорошоп, OpenCart та інші платформи. Наприклад, інтеграція Rozetka дозволяє працювати із замовленнями й пов’язувати їхні статуси з етапами CRM.
- Банківські операції: Monobank і ПриватБанк. Виписки допомагають перевіряти надходження та пов’язувати їх з оплатами в системі.
- Приймання оплат: LiqPay та Plata by mono. Зокрема, через LiqPay можна створювати платіжне посилання з угоди й відстежувати результат оплати.
- Доставка: Нова пошта, Укрпошта та Meest Пошта. Для Нової пошти доступні створення ТТН, друк і відстеження статусу доставки.
- Дзвінки: Binotel, Ringostat, UniTalk та інші сервіси телефонії. Конкретні можливості залежать від обраного підключення.
- Заявки із сайту: зокрема, сценарії для WordPress / Contact Form 7 та WooCommerce. Для власних рішень є API та вебхуки.
Можливості інтеграцій відрізняються: наявність сервісу в каталозі не означає однакову синхронізацію всіх даних. Перед запуском перевіряють потрібні поля, напрям передачі даних, тариф CRM та умови стороннього сервісу.
CRM можна налаштувати під процеси своєї компанії
У різних команд різні дані та правила. KeepinCRM дозволяє використовувати власні поля, налаштовувати воронки та доступи працівників. Це важливо, коли продажі, склад і керівник працюють в одній системі, але мають різні обов’язки.
Наприклад: для послуг потрібні бриф і строк виконання, для товарного замовлення — артикул, кількість та доставка. Під час впровадження ці відмінності варто врахувати в структурі CRM, щоб працівники заповнювали потрібну інформацію.
Кому варто придивитися до KeepinCRM
- Інтернет-магазинам і продавцям на маркетплейсах — коли потрібно пов’язати замовлення, товари, оплату та відправлення.
- Компаніям послуг і B2B-відділам продажів — коли важливі історія переговорів, наступний контакт, документи й контроль виконання.
- Бізнесу з кількома працівниками або напрямками — коли інформація має бути доступною команді відповідно до ролей, а не залишатися в особистих таблицях.
Практичний спосіб оцінити систему — провести через неї один типовий для вас процес: від звернення до завершення роботи. Так видно, які модулі потрібні та що доведеться налаштувати.
Як спробувати KeepinCRM та з чого почати впровадження
Після реєстрації надається 14 днів тестового доступу до розширеного тарифу. Також є безкоштовний тариф для одного користувача з обмеженим набором можливостей. Умови інтеграцій і потрібних модулів варто звірити з актуальними тарифами.
Почніть із одного процесу: визначте етапи, відповідальних і дані, які потрібні команді. Потім підключіть джерело заявок, перевірте роботу на тестовому замовленні та поступово додайте автоматизацію.
Потрібна допомога з налаштуванням CRM? Зверніться до iWeb. Обговоримо ваші продажі, джерела заявок і сервіси, з якими потрібно пов’язати KeepinCRM, та визначимо обсяг впровадження.
За матеріалами офіційного сайту KeepinCRM: можливості системи, чати, склад, фінанси, документи, тригери, валідації, інтеграції, тарифи. Інформацію перевірено 21 вересня 2026 року.
